Rebrand után akkor kezdje meg a névjegykártyák cseréjét, amikor a régi kártyán szereplő cégadatok, kapcsolattartói adatok vagy arculati elemek már nem egyeznek a használatban lévőkkel. Először mérje fel a régi készleteket, majd véglegesítse az új változat adatait és grafikai fájlját.
Könnyen rendezetlenné válik a folyamat, ha az új névjegykártyák megrendelése előtt több munkatárs különböző fájlokat használ, vagy a régi kártyák még több helyszínen elérhetők. Egy előre rögzített átállási sorrenddel elkerülhető, hogy ugyanaz a kapcsolattartó párhuzamosan kétféle arculattal jelenjen meg.
Rebrand után miért sürgős a névjegykártyák cseréje?
Gyakran a névjegykártya az első kézzelfogható információ, amelyet egy új üzleti kapcsolat megkap. Ha a rajta szereplő cégnév, logó, weboldal, telefonszám vagy e-mail-cím már nem aktuális, a kártya pontatlan adatot közvetít.
A csere szükségességét a változás mértéke határozza meg. Új cégnév, megváltozott logó vagy új domain esetén a korábbi kártyák használata általában nem célszerű. Egyetlen megváltozott telefonszám vagy munkaköri megnevezés viszont csak az érintett munkatársak kártyáinál teheti szükségessé a gyártást.
Készítsen készletlistát a csere előtt. Munkatársonként rögzítse, hány darab van még használatban, melyik verzióhoz tartozik, és a rajta szereplő adatok közül melyek maradtak érvényesek. Döntse el, mi történjen a még használható régi kártyákkal, az új változat bevezetési dátumát pedig minden érintettnek ismernie kell.
Több munkatárs névjegykártyájánál ugyanazt a sablont, arculatot és papírtípust célszerű alkalmazni. Változhatnak az egyéni adatok, a cég megjelenésének alapjai azonban maradjanak azonosak.
A selejt és a káosz fő forrásai
Selejt keletkezhet, ha a megrendelés még az adatok lezárása előtt elindul. Ha a grafika elkészülte után módosul egy név, titulus vagy elérhetőség, az új fájl ellenőrzése és a gyártás újraindítása többletköltséget, időráfordítást és adminisztrációt okozhat.
Rendelés előtt rögzítse legalább az alábbiakat:
- a végleges cégnevet és logót;
- minden munkatárs nevét, titulusát és elérhetőségét;
- a weboldalt, e-mail-címet és telefonszámot;
- a kívánt méretet és tájolást;
- az egy- vagy kétoldalas nyomtatást;
- a papírtípust és az esetleges felületkezelést;
- a darabszámot és a kívánt határidőt.
Gyakran az eltérő egyéni rendelések hozzák létre a káoszt. Az egyik munkatárs matt, a másik fényes fóliázást kér, egy harmadik pedig más méretű kártyát rendel, miközben mindegyikük ugyanahhoz a rebrandhez tartozik. A gyártás előtt ezért egy közös specifikációban rögzítse a választott paramétereket.
A nyomdával egyeztetve válassza ki a technológiát a felhasználási cél, a példányszám, az alapanyag és az utómunka figyelembevételével. Több tényező határozza meg a gyártási időt is: számít a termék típusa, a mennyiség, a választott technológia, az alapanyag és az esetleges utómunka. A kívánt határidőt ezért már az ajánlatkéréskor érdemes megadni.
A nyomdai fájl ellenőrzése és jóváhagyása
Gyártáshoz általában nyomdakész PDF javasolt, megfelelő felbontással, kifutóval és vágójelekkel. Névjegykártyánál a kifutó pontos méretét a választott technológia és a nyomda fájlleadási követelményei alapján kell meghatározni. Ezzel elkerülhető, hogy a vágás után fehér szél jelenjen meg az alapszín mellett.
Fájlellenőrzés során vizsgálja meg külön az elő- és hátoldalt. Ellenőrizze a neveket betűről betűre, a telefonszámokat, az e-mail-címeket, a weboldalt, a logó arányait és a grafikai elemek elhelyezését. A képernyőn helyesnek látszó kártyán is maradhat elgépelés, hiányzó karakter vagy régi arculati elem.
A névjegykártya készítés során a termék kiviteléhez kapcsolódó gyártási paramétereket a választott rendelési felület és a nyomdával történő egyeztetés alapján lehet rögzíteni. Ilyen lehet például a méret, a tájolás, az oldalak száma, a papírtípus, a fóliázás, a sarokkerekítés vagy valamely felületnemesítési eljárás. A pontosan választható lehetőségeket és azok díjait a rendelési felületen, illetve az egyeztetés során kell ellenőrizni.
A 3D formalakkozás alkalmazhatósága a választott papírtól, fóliázástól, nyomtatási módtól és egyéb gyártási feltételektől függhet. Ezért a felületnemesítés kiválasztását még a grafika véglegesítése előtt egyeztesse, különösen akkor, ha a logót vagy egy kiemelt feliratot tapintható, fényes felülettel szeretné megjeleníteni.
Termékenként eltérhetnek a leadási követelmények, ezért az adott rendelés előtt ellenőrizze őket. Ha a grafika még nem alkalmas gyártásra, igény esetén nyomdai előkészítésben is kérhet segítséget, a fájl megfelelőségét pedig fájl-ellenőrző eszközzel is vizsgálhatja.
Gyártási jóváhagyás előtt egy személy ellenőrizze a tartalmat, egy másik pedig a rendelési beállításokat. A jóváhagyott fájl nevét és verzióját rögzítse, hogy későbbi utánrendelésnél ugyanaz a grafika kerüljön a gyártásba.
Gyakorlati cserefolyamat a rendeléstől az átvételig
1. Az aktuális adatok összegyűjtése. Kérje be minden érintett munkatárstól a végleges nevet, titulust, telefonszámot és e-mail-címet. A központi adatlistát egy kijelölt személy kezelje, így a grafikus vagy a megrendelést leadó munkatárs egyetlen jóváhagyott forrásból dolgozik.
2. A grafika véglegesítése. Készüljön egy közös alapverzió a logóval, cégadatokkal és arculati elemekkel. Ebből állítsák elő az egyéni kártyákat, majd minden változatot külön ellenőrizzenek.
3. A fájl ellenőrzése és jóváhagyása. Vizsgálja meg a kifutót, a vágójeleket, a felbontást és a szöveges adatokat. Jóváhagyás után a grafikai fájlt ne módosítsa a rendelési felületen megadott specifikációhoz képest, mert egy apró változtatás is új ellenőrzést igényelhet.
4. A mennyiség és a határidő egyeztetése. A darabszámot a munkatársak létszáma, az értékesítési vagy rendezvényi használat, valamint az utánpótlás várható ideje alapján határozza meg. Egyedi mennyiség vagy nagyobb, illetve különleges rendelés esetén érdemes személyre szabott ajánlatot kérni.
Az ajánlatkéréshez előre adja meg a felhasználási célt, a méretet, a mennyiséget és a kívánt határidőt. Ha sürgős az átállás, ezt már az elején jelezze. A pontos elkészülési idő a terméktől, a mennyiségtől, a technológiától, az alapanyagtól és az utómunkától függ, ezért a vállalt határidőt minden esetben egyeztesse a nyomdával.
5. Gyártás és átvétel. A gyártás megkezdése előtt ellenőrizze, hogy a kosárban a helyes méret, tájolás, oldalszám, papír, felületkezelés, mennyiség és határidő szerepel-e. Átvételkor hasonlítsa össze a kész kártyát a jóváhagyott fájllal, ellenőrizze a darabszámot, a vágást, a színeket és a felületet. Amíg ez nem történt meg, ne ossza ki az új készletet.
Egységes lezárás és megbízható utánpótlás
Rebrand utáni csere akkor marad kezelhető, ha az új grafika egyetlen jóváhagyott mesterfájlként szerepel a belső nyilvántartásban. Utánrendeléskor ugyanazt a fájlt, méretet, papírtípust és felületkezelést használja, kivéve, ha az arculati vagy tartalmi adatok időközben megváltoztak.
A nyomda Budapest közelében kereső megrendelők számára a Color Nyomda Budaörsön, a Teller Ede körút 770. szám alatt érhető el. A nyomda országosan fogad rendeléseket, és a honlap tájékoztatása szerint Magyarország egész területére vállal szállítást. A kész névjegykártya személyes átvétellel vagy kiszállítással vehető át az egyeztetett feltételek szerint. Az ügyfélszolgálat a honlapon feltüntetett információk szerint 8:00 és 17:00 között érhető el.
Csere biztos alapja a lezárt adatlista, az ellenőrzött grafika, a rögzített gyártási specifikáció és az előre egyeztetett átvétel. A régi készletek kivonását az új kártyák átvételéhez és kiosztásához igazítsa, hogy az átállás minden munkatársnál ugyanazon rend szerint történjen.