Több munkatárs névjegykártyáját akkor rendelheti áttekinthetően és hibamentesen, ha előre rögzíti a közös arculatot, egységes listába rendezi az egyedi adatokat, és a gyártás előtt minden változatot külön átnéz.
Változó adatú névjegykártya közös grafikai sablonra épülhet, amelyen munkatársonként más név, beosztás, telefonszám vagy e-mail-cím szerepel. Emiatt a rendelés összetettségét nem feltétlenül a kártyák száma, hanem az eltérő adatok következetes kezelése határozza meg.
Több névjegykártya, egyetlen egységes rendszer
Kezdésként rögzítse a közös arculati elemeket. Ide tartozhat a logó, a cég neve, a használt színek, a betűméret, a kártya mérete, a tájolás, a papírtípus és a nyomtatás oldalszáma.
Több munkatárs kártyájának egy rendelésben való készítésekor ezeket a beállításokat egységesen kezelje. Egyik névjegykártya se készüljön más papíron vagy eltérő arányban, hacsak erre nincs külön üzleti vagy arculati ok.
Különítse el a kártyán szereplő állandó elemeket az egyénileg változó adatoktól. A logó, a weboldal és a cégadatok a közös sablon részei lehetnek, míg a név, a beosztás, a közvetlen telefonszám és az e-mail-cím munkatársonként változik.
Még a teljes rendelés előtt határozza meg azt is, kér-e felületkezelést vagy más utómunkát, például 3D formalakkozást, prégelést vagy aranyozást. Ezek a választott kivitelezéstől függően hatással lehetnek az árra, a gyártási időre és a leadandó grafikai anyagra.
Miért fontos az adat- és fájlellenőrzés?
Egyetlen hibás név, felcserélt telefonszám vagy elírt e-mail-cím több példányon is megjelenhet. Nyomtatás megkezdése után a javítás újragyártást, többletköltséget és csúszást okozhat, ezért a tartalmi ellenőrzést a műszaki fájlellenőrzéstől külön végezze el.
A névjegykártya készítés rendelésekor általában nyomdakész PDF-formátum javasolt megfelelő felbontással, kifutóval és vágójelekkel. Egyedi terméknél a fájlleadási feltételek eltérhetnek, ezért bizonytalan anyag esetén kérjen ellenőrzést a gyártás előtt.
A Color Nyomda honlapján fájl-ellenőrző eszköz is elérhető, amelyet érdemes a rendelés előtt használni. Feltöltési lehetőségekről és a fájlok technikai feltételeiről az aktuális felületen tájékozódjon. Több munkatárs esetén ez a fájlok összeállítását is befolyásolhatja.
Technikai ellenőrzés után következzen a tartalmi átnézés. Ellenőrizze minden munkatársnál:
- a név pontos írásmódját és az ékezeteket;
- a beosztást és a titulust;
- a telefonszámot;
- az e-mail-címet;
- a weboldalt és az egyéb feltüntetett elérhetőségeket;
- a névjegykártya elő- és hátoldalának adatait.
Fájlok elnevezése tartalmazza a munkatárs nevét vagy egy belső azonosítót. A “vegleges2” és “ujvegleges” típusú fájlnevek helyett használjon olyan elnevezést, amelyből látható a személy neve és a verzió. Így kisebb az esélye annak, hogy egy korábbi változat kerüljön a gyártásba.
A változó adatok előkészítésének legfontosabb szempontjai
Gyűjtse össze az adatokat egyetlen közös táblázatban, és minden sor egy munkatárshoz tartozzon. Az oszlopokat előre határozza meg, például így: név, beosztás, telefonszám, e-mail-cím, weboldal és megjegyzés.
Nevek formátumát rögzítse az elején. Döntse el, hogy a kártyán a teljes név, a vezetéknév és a keresztnév milyen sorrendben, illetve a titulus milyen alakban jelenik meg. Ugyanez vonatkozik a telefonszámokra is: a belföldi és nemzetközi formátum keverése rendezetlen adatkezelést jelezhet, és vizuálisan is eltérő hosszúságú sorokat eredményezhet.
E-mail-címeknél minden karakter számít. A pont, a kötőjel, az alsó aláhúzás és a domainvégződés eltérése különböző címeket jelent. Másolás után ellenőrizze a címeket az érintett munkatársakkal, különösen akkor, ha új csapattagok is bekerülnek a rendelésbe.
Üres mezőket ne hagyja véletlenül üresen. Ha valakinél nincs közvetlen telefonszám, előre döntse el, hogy központi szám, másik elérhetőség vagy üres terület szerepeljen a helyén. A hiányzó adat és a véletlenül kihagyott adat két külön helyzet, ezért a táblázatban jelölje, ha valamelyik mező szándékosan marad üresen.
Grafikai sablont először egyetlen munkatárs adataival próbálja ki. Ellenőrizze a leghosszabb nevet, a leghosszabb beosztást és a leghosszabb e-mail-címet is. Ha ezek valamelyike kilóg a kijelölt területről, a teljes csapat fájljainak elkészítése előtt módosítsa a tördelést.
Végleges fájlokat a megrendelés előtt oldalanként nézze át. Tartalmi jóváhagyást egy kijelölt személy végezze, a változásokat pedig egyetlen végleges adatlistában vezesse át. Így elkerülhető, hogy több munkatárs különböző verziókból dolgozzon.
Digitális vagy ofszet nyomtatás: melyik illeszkedik a rendeléshez?
Technológia kiválasztását a felhasználási cél, a példányszám, a méret, az alapanyag, az utómunka és a határidő együtt határozza meg.
Digitális nyomtatás változó adatoknál akkor illeszkedhet jól a feladathoz, ha többféle személyes tartalom készül, kisebb mennyiségben rendel, vagy rövidebb határidőre van szüksége a kártyákra. Ilyenkor a közös arculat megtartása mellett minden munkatárs saját adataival jelenhet meg.
Ofszetnyomtatás nagyobb mennyiségű, azonos grafikai felépítésű gyártásnál kerülhet szóba. Többféle névjegykártya esetén előre egyeztetni kell, hogyan kezelhető a változó tartalom, és milyen előkészítés szükséges a teljes rendeléshez.
Rövid határidő és többféle adat esetén egy digitális nyomda a gyártási lehetőségek egyeztetésében is irányt adhat. Kivitelhez kapcsolódó utómunkát szintén a technológiával együtt kell mérlegelni. A Color Nyomda honlapja többféle nyomdai és utómunka-lehetőséget mutat be; az adott kombinációról rendelés előtt érdemes egyeztetni.
Gyakorlati rendelési folyamat és lezárás
Kezelje a rendelést öt egymásra épülő lépésben:
1. Gyűjtse össze és véglegesítse a munkatársak adatait.
2. Rögzítse a közös méretet, tájolást, papírt és felületkezelést.
3. Készítse el vagy adja le a grafikai fájlokat, majd ellenőrizze azokat.
4. Beszélje át a példányszámot, a gyártási technológiát és a határidőt.
5. Ha a jóváhagyott változat elkészült, és a rendeléshez szükséges feltételek teljesültek, indítsa el a gyártást.
Online rendelés összesítőjében ellenőrizze a kiválasztott méretet, tájolást, nyomtatási oldalszámot, papírt, felületkezelést, mennyiséget, határidőt és az esetlegesen igényelt grafikai szolgáltatást. Rendelés leadása előtt minden szükséges adatnak és a grafikának rendelkezésre kell állnia.
Gyártási határidő a terméktől, a mennyiségtől, a választott technológiától, az alapanyagtól és az utómunkától függhet. Az is számít, mikor fogadják el a grafikát. A pontos határidőt ajánlatkéréskor vagy rendeléskor egyeztesse.
Amennyiben a grafika még nem végleges, grafikai előkészítés is kérhető. Egyedi mennyiség, különleges alapanyag vagy összetettebb kivitel esetén kérjen személyre szabott ajánlatot, és küldje el a teljes adatlistát, hogy egyeztethessék a gyártási feltételeket.
A budaörsi nyomda személyes átvétellel és Magyarország egész területére vállalt kiszállítással is kezel rendeléseket. A telephely címe: 2040 Budaörs, Teller Ede krt. 770. Az ügyfélszolgálat 8:00 és 17:00 óra között érhető el az címen.